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Software adequado

software-417880_1280No artigo: “Os 3 pilares da Gestão Legal”, nós falamos que um dos pilares seria o “Software adequado”.

Um bom software pode contribuir para que todo o escritório seja mais produtivo, desde o serviço administrativo das secretárias e o financeiro com sua gestão do contas a pagar e receber, passando pelo trabalho dos advogados e chegando até às análises do gestor que servirão de base para as tomadas de decisão dele e dos sócios.

Aquele que pode ser um bom software para um escritório, pode não ser interessante para outro, seja pela falta ou pelo excesso de ferramentas e funcionalidades.

A ausência de funcionalidades para a gestão ou automatização de procedimentos essenciais para o escritório pode não ser compensada pela presença de outras funcionalidades, portanto, tudo o que for essencial, deve ser analisado desde o início através de um checklist que tenha classificações de acordo com a importância de cada um dos itens.

Já a sobra de funcionalidades, campos e ferramentas, pode prejudicar a simplicidade de utilização do software e com isso dificultar a adaptação e o dia-a-dia dos usuários.

É mais simples lidar com as sobras do que com as ausências. As sobras podem ser ignoradas, dependendo do que afetam, mas as ausências podem exigir que sejam definidos procedimentos manuais morosos, custosos e com elevado grau de risco de equívocos.

Softwares com alto grau de personalização através de configurações realizadas pelo administrador do escritório ou pelo consultor de implantação, podem ser de grande valia, na medida que, em alguns casos é possível ocultar campos, alterar obrigatoriedade de preenchimento, assim como incluir novos campos e alterar layouts para que melhor se adequem à realidade de cada escritório.
Outro ponto muito importante de ser analisado com bastante detalhe, são os relatórios. Devem ser analisados tanto a possibilidade de extração de todas as informações necessárias, quanto o formato que estas informações serão visualizadas (layout dos relatórios) e também o formato do arquivo que será extraído.

Estas são algumas dicas para que cada escritório possa encontrar o software de Gestão Legal mais adequado.

Por: Juliana Pacheco, consultora na JP Gestão Legal (www.jpgl.com.br)
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